Reports und Listen in der Hotelsoftware

Belegungsplan

Der Belegungsplan ist die zentrale Ansicht, mit der gearbeitet wird, um die Zuteilung der Reservierungen zu den Zimmern darzustellen .

Der Belegungsplan besteht aus:

• Monatsansicht
• Datumsleiste mit Minimumpreis der Levels
• Zimmer in Reihenfolge: Die Sortierung kann angepasst werden
• zugeteilte Reservierungen
• Wartelistenbereich unterhalb der Zimmer

Auf dem Belegungsplan sind die Reservierungen so eingetragen, wie sie den Zimmern zugeteilt wurden. Wenn man mit der Maus über die Reservierungen fährt, so erscheint ein Info-Fenster: Damit lässt sich, ohne in die einzelnen Reservierungen einzusteigen, abschätzen, ob eine Reservierung in ein anderes Zimmer verschoben werden könnte.

Oft sind Faktoren wie Buchungsquelle oder Herkunft für solche Entscheidungen hilfreich.

Der Belegungsplan ist ziemlich rechenintensiv in der Erzeugung. Auch muss beim Verschieben von Reservierungen die Plausibilität geprüft werden. Daher ist derzeit noch keine Drag & Drop Verschiebung von Reservierungen implementiert.

An-/Abreiseliste

Diese Liste kann täglich ausgedruckt werden und Sie enthält die Reservierungen des An- und Abreisetags, sowie die Gäste, die derzeit im Haus sind.

Die notwendigen Felder, auf die in der Rezeption schnell Zugriff geleistet sein sollte, werden aufgelistet.

• Zimmernummer
• Reservierungsnummer
• Betrag
• Name
• Land, Ort, Telefonnummer
• Anreiseart
• Buchungsquelle
• Rechnungsnummer
• Kommentare und interne Anmerkungen
• Extras, wie zum Beispiel Frühstück

Es wird eine Summe der Personenanzahl sowie der Kinder ausgewiesen.

Optional kann die Liste so konfiguriert werden, dass die Abreisenden des heutigen oder des Folgetages gezeigt werden.

Housekeeping Liste

Die Housekeeping Liste ist optional zu aktivieren. Senden Sie einfach eine Mail an support@igumbi.com zur Aktivierung.

Die Housekeepingliste ist für jeden Tag abrufbar und enthält die Informationen und Instruktionen für das Housekeeping Team für den aktuellen Tag.

In der Reservierung gibt es ein Feld "Housekeeping Info", in dem die relevanten Instruktionen für das Housekeeping-Team eintragen werden können, z.B. Aufbettung, Extra-Bett.

• Alle Zimmer sind aufgelistet (auch die nicht belegten).
• Was ist zu machen: Abreise und Anreise (mit Anzahl der Personen)
• Die Instruktionen aus der Reservierung aus dem Feld "Housekeeping Info" werden übernommen.

Die Gästedaten auf der Houskeepingliste sind anonymisiert. In der Liste sind keine Gästedaten enthalten, keine Zimmerpreise, nur die Reservierungsnummer.

Zum Drucken der Housekeeping Liste: einfach mit der Browser-Druck-Funktion den Druck anstoßen.

Housekeeping Benutzer: Sie können auch einen Benutzer mit der eingeschränkten Rolle "Housekeeping" anlegen. Diese sehen nur die Housekeeping Liste und den Belegungsplan. Beim Belegungsplan sind die Namen anonymisiert und man kann nicht durchklicken um auf die Reservierungs-Details zu kommen.

Anreise Labels

Unterhalb der An-/Abreiseliste gibt es auch den Button für die Anreise Labels. Dies ist gedacht für 3 x 8 Zweckform A4 Labels/ Etiketten.

Es werden folgende Felder ausgedruckt:

• Vor & Nachname
• Personenanzahl
• Anreisetermin
• Abreisetermin
• Zugeteilte Zimmer

Rechnungsreports

Auslastungsstatistik

Wenn Sie im Belegungsplan oben links auf das Monat klicken, gelangen Sie zur Auslastungsstatistik. Das ist eine praktische Liste die neben der Auslastung des Betriebs auch etliche andere wichtige Kennzahlen/ Hotel KPIs zeigt.

Bei der Auslastungsstatistik werden die Personennächtigungen (davon die Kinder), die verfügbaren Zimmernächte, die Zimmerbelegungsnächte, die Auslastung in Prozent, der Bruttoumsatz der Logis, der Bruttoumsatz durch Extras (Reservierungen für Tagungs- / Besprechungsräume) und der gesamte Bruttoumsatz ausgewiesen.

Für die Berechnung der Monatlichen Auslastung werden die Nächte (Personennächte, Zimmernächte) und Umsätze aliquotiert, das heißt, es werden nur die Nächte gezählt, die in das Monat fallen.

Diese Kennzahlen werden in der Liste ermittelt:

• Personennächtigungen und davon Kinder
• verfügbare Zimmernächte - die Kapazität im Zeitraum
• Zimmerbelegungsnächte
• Bruttoumsatz, getrennt nach Logis, Extras und gesamt
• Hotelauslastung/ Zimmerauslastung in Prozent
• ADR (Average Daily Rate) oder der Durchschnittsumsatz pro Zimmer und Nacht.
• REVPAR (Revenue per Available Room) Umsatz pro verfügbares Zimmer. Diese Kennzahl ist brauchbar, um zu ermitteln wieviel es kostet, wenn der Betrieb geschlossen bleibt oder ein Zimmer wegen eines Schadens ausfällt.

Herkunftsstatistik/ Nationalitätenstatistik

Monatliche Herkunftsstatistik (auch Nationenstatistik, Nationalitätenstatistik, Nächtigungsstatistik, Tourismusstatistik oder Beherbergungsstatistik) gegliedert nach Herkunftsland der Gäste (Österreich und Deutschland sind nach Regionen/ Bundesländern gegliedert), Ankünfte, Personennächtigungen/ Übernachtungen und Abreisen. Diese Liste muss oft an die Gemeinde, das statistische Amt oder dem Tourismusverband übermittelt werden.

Die Herkunftsstatistik lässt sich für die einfachere Weiterverarbeitung/ Weiterleitung an den Tourismusverband bzw. das Statistik-Amt als Excel-Datei abrufen.

Falls es Einträge mit "nil_country" gibt einfach in der Tabelle darunter auf den Gästedatensatz mit "nil_country" klicken und das Herkunftsland im Gästedatensatz nacherfassen.

Die Herkunftsstatistik ist oben links im Belegungsplan mit dem Klick auf das jeweilige Monat abrufbar.

PDF Rechnungs Archiv

Unser Rechnungs-PDF-Archiv/Export fasst alle Rechnungen der abgefragten Periode in einer PDF Datei zusammen. Das erleichtert die monatliche Weitergabe der Rechnungen an die Buchhaltung oder Steuerberater.

Am Anfang der PDF Datei gibt es eine Auflistung der enthaltenen Rechnung mit Rechnungsbetrag und offenen Betrag.

Mehr Details gibt es im Support Artikel.

Man kann beim Abrufen des PDF-Hotelrechnungsarchivs auch auf "offene Posten" filtern.

Excel Rechnungs-Export

Eine umfangreiche Excel-Datei mit den Rechnungsdaten mit mehreren Reitern kann abgerufen werden (bei der Rechnungsliste auf "XLS Datei" klicken). Die Datei ist ideal, um monatlich die Daten an die Buchhaltung/ Steuerberater weiterzugeben. Das Ausdrucken einzelner Rechnungen für die Buchhaltung wird damit obsolet.

Die Rechnungs-Exceldatei enthält folgende Reiter/ Blätter:

• Rechnungsdaten (Invoices) mit der Information, wann und wie bezahlt wurde.
• Zahlungen (Payments): Wenn die Rechnungsnummer 0 ist, handelt es sich um eine Anzahlung.
• Details der Rechnungen nach Produktzeilen (Lineitems) mit dem Mehrwertsteuersatz, der zur Verrechnung verwendet wurde. Dies ist gut zu gebrauchen, um zu analysieren welche Produkte verrechnet wurden.

In den oberen Zeilen der Blätter befinden sich Formeln zum Abgleich der Summen. Wenn die Daten mit der Excel-Funktion gefiltert werden dann wird die korrekte Summe über die gefilterten Datensätze gebildet.

Beim Hotelstammdatensatz (im Bereich Rechnungen) kann das Von-Datum, ab dem die Rechnungen und die Zahlungen abgerufen werden sollen, festgelegt werden. Das reduziert die Datenmenge und beschleunigt den Download der Rechnungs-Exceldsatei.

Rechnungszeilen & Hauptbuch Erlöskonten

Optional können für Ihren Betrieb Umsatzkonten aktiviert werden. Damit lassen sich die Produkte, die verrechnet werden, nach Hauptbuchkonten gliedern. Diese Funktion kann durch den igumbi Support für Sie aktiviert werden.

Typischerweise werden eigene Erlöskonten für Logis- oder Non-Logis-Leistungen wie Ortstaxe, Reinigung, Frühstück erstellt. Sie legen zuerst Ihre Erlöskonten an. Dann teilen Sie mit der Funktion "Mehrere (angehakte) Produkte bearbeiten" - zu finden bei den Produkten - das passende Konto den Produkten zu. Sie sollten die Zuteilung zu einem Konto für alle Produkte machen.

Sie finden die Kontennummern/ -namen bei der Monatlichen Statistik (in den letzten beiden Tabellen) und dem Excel Rechnungs-Export.

Ortstaxe monatlich ermitteln

Wenn die Ortstaxe als extra Produkt in den Reservierungen aufgebucht wird, dann lässt sich die verrechnete Ortstaxe einfach aus dem Excel Rechnungsexport ermitteln.

• Rechnungsexport Download: Im Bereich Rechnungen > XLS Datei
• Im Reiter "Lineitems" (=Rechnungszeilen) mit der Excel Funktion Filter (Shift-CMD-F MacOS, Shift-STRG-F Windows) auf die Spalte Produktname Filtern und Jahr Monat (Spalte F & T)
• Zelle V2 (Total) über Spalten Menge, Nächte und Preis kopieren. (G, H,M).

Die Zelle V2 enthält die Excel Formel Subtotal/ Teilergebnis . Mit dieser können Sie eine Liste Filtern und die Summen beziehen sich nur auf die gefilterte Liste - und nicht die durchgehende Liste von Zeile 5 bis z.B. 950.

Offene Rechnungen

Die Rechnungsliste kann gefiltert werden, um die noch offenen, nicht bezahlten Rechnungen anzuzeigen (offene Posten).

Gutschriften und deren Rechnungen die Sie aufheben werden dabei exkludiert.

Offene Rechnungen im Excel Export

Sie können auch den Excel-Export der Rechnungsdaten verwenden, um die offenen Rechnungen zu ermitteln:

• die Spalte Gutschrift auf FALSCH filtern
• die Spalte offener Betrag auf >0 filtern

Die Summenformel in den Kopfzeilen passt sich an die gefilterten Inhalte an und es wird die Summe der offenen Posten angezeigt.

Stornoliste

Wenn ein Channel Management System angebunden ist, kann die Stornoliste abgerufen werden. Auf dieser werden die Reservierungen, nach Stornodatum absteigend sortiert, aufgelistet.

Die Anzahl der Tage zwischen dem Storno-Termin und der geplanten Anreise wird errechnet.

Das ist die Ausgangsbasis für die Identifizierung der Reservierungen, bei denen Sie Stornogebühren verrechnen können.

Dafür sollte ein eigenes Storno-Produkt mit 0% Umsatzsteuer angelegt werden.

Zimmer Sperren

Zimmer blockieren/ sperren: Block Reservierung

Um Zimmer, die nicht verwendet werden können, zu blockieren, legen Sie am besten einen Gast “Block” an und tragen eine Reservierung ein. Versehen Sie diese mit dem Status “nosh”. So wird die Reservierung in der Auslastungsstatistik nicht als gebucht gezählt.

Die Block-Reservierung sollte nicht länger als ein Monat sein. Damit ist es einfacher, die später Perioden zu kürzen oder zu verlängern, ohne dass eine Neuberechnung (und Channel Management Updates) der gesamten Periode stattfindet.

Perioden aus dem Verkauf nehmen

Eine Methode zur Sperrung des ganzen Hauses ist es, die PRO Werte der Levelsteuerung über die Funktion "Mehrere Levels ändern" für die gesamte Periode auf 0 zu stellen. Dabei werden alle PRO Werte (ergeben in Summe die Anzahl der verkaufbaren Zimmer) auf 0 gestellt.

Sie können hier ein Anfangs- und ein Enddatum eingeben. Prüfen Sie anschließend auf dem Belegungsplan, ob in der oberen Datumszeile alle zu sperrenden Termine rot angezeigt werden.