Sie betreuen Ayurveda-Hotels in Sri Lanka von Ihrer DACH-Vertriebsstelle aus — Anfragen per E-Mail, Angebote manuell in Word, Zahlungen in Excel. Jede Buchung mehrere tausend Euro, oft bezahlt von einer Krankenversicherung, nicht vom Gast selbst. igumbi bündelt strukturierte Anfragen, paketbasierte Angebote, Anzahlungen und Restzahlungen sowie Krisenkommunikation in einer einzigen Lösung — damit Ihr DACH-Office und das Hotel vor Ort effizient zusammenarbeiten.
Die Anfragen kommen per E-Mail, die Angebote werden in Word geschrieben
Sie betreuen zwei bis vier Ayurveda-Hotels in Sri Lanka von Ihrer DACH-Vertriebsstelle in Deutschland, Österreich oder der Schweiz aus. Potenzielle Gäste schreiben E-Mails mit Anfragen zu Kuren: "Ich interessiere mich für eine dreiwöchige Panchakarma-Kur. Kann Ihre Krankenversicherung die Kosten übernehmen?" Jede Anfrage wird einzeln beantwortet — im Word-Template wird ein Angebot zusammengestellt, mit den gewünschten Kur-Paketen, den Daten, den Preisen. Das Angebot wird per E-Mail verschickt, die Zahlungseingänge werden in einer Excel-Tabelle nachgehalten.
Das Personal vor Ort in Sri Lanka sieht diese Informationen erst viel später — manchmal nur, wenn die Gäste bereits anreisen. Transfers sind nicht koordiniert, die benötigten Ayurveda-Praktiker werden erst kurzfristig eingeplant, und wenn in Sri Lanka eine Krise ausbricht (wie 2022 die Regierungskrise oder die Treibstoffknappheit), wissen Ihre Gäste nicht, wie sie vom Flughafen zum Hotel kommen.
igumbi bündelt Anfragen, Paketangebote, Tranchenzahlungen und Krisenkommunikation in einer Lösung — damit Ihr DACH-Office und das Hotel vor Ort effizient zusammenarbeiten, ohne Doppelarbeit.
Ayurveda-Hotels haben andere Anforderungen als klassische Hotels
Eine Ayurveda-Kur ist kein Kurzurlaub — es ist ein medizinisches Programm. Gäste kommen aus Deutschland, Österreich, der Schweiz und buchen nicht für drei Nächte, sondern für zwei bis vier Wochen. Die Rechnungsadresse ist oft die Versicherung oder der Arbeitgeber, nicht der Gast selbst. Und die geografische Entfernung zwischen Vertriebsbüro und Hotel stellt besondere Anforderungen:
- Strukturiertes Anfrageformular auf der Website — statt E-Mail-Chaos in einem gemeinsamen Postfach
- Paketbasierte Angebote aus vordefinierten Kur-Produkten (Panchakarma, Rasayana, Shirodhara, Detox & Retreat — 7 bis 28 Tage)
- Angebotserstellung per E-Mail-Vorlage — damit alle Sales-Vertreter konsistent kommunizieren
- Gestaffelte Zahlungen: Deposit-Zahlung + finale Zahlung vor Anreise (Beträge im vier- bis fünfstelligen Bereich)
- Separierung von Gast- und Rechnungsprofil — die Krankenversicherung zahlt, der Gast reist an
- Transfer-Koordination im Belegungsplan — wer kommt wann an, braucht Taxi oder Shuttle?
- Gebuchte Kur-Leistungen pro Reservierung — welche Ayurveda-Praktiker sind wann im Einsatz?
- Web-App + iOS/Android-App für verteilte Teams — Ihr DACH-Office und das Hotel arbeiten mit derselben Software
Strukturiertes Anfrageformular: Anfragen direkt ins System
Statt "Hallo, ich interessiere mich für eine Kur" in einer ungeordneten E-Mail-Konversation — ein strukturiertes Formular auf Ihrer Website erfasst relevante Daten:
- Bevorzugte Kur-Art (Panchakarma, Rasayana, etc.)
- Dauer der Kur (Tage)
- Gewünschter Anreisetermin
- Zahlungsart (Versicherung, Selbstzahler, Arbeitgeber)
- Spezielle medizinische Anliegen oder Allergien
igumbi legt automatisch eine Reservierung an — und Ihr Sales-Vertreter sieht alle eingegangenen Anfragen auf einen Blick im Belegungsplan. Kein E-Mail-Verlauf mehr, keine verlorenen Anfragen.
Kuren & Pakete: Professionelle Angebotserstellung
Typische Ayurveda-Kur-Pakete sind:
- Panchakarma (Entgiftungs- und Tiefenreinigungskur, 14–21 Tage)
- Rasayana (Verjüngungskur, 14–28 Tage)
- Shirodhara & Stressabbau (Kopföl-Massage und Meditation, 7–14 Tage)
- Detox & Retreat (Entschlackung mit Yoga und Seminaren, 7–14 Tage)
Diese Pakete sind in igumbi als Produkte hinterlegt — mit Leistungsbeschreibung, Dauer und Preis. Wenn eine Anfrage kommt, wählt Ihr Sales-Vertreter das passende Paket aus und erstellt das Angebot per E-Mail-Vorlage. Die Vorlage bündelt alle Informationen — Kur-Details, Transfer-Optionen, Anreise-Informationen, Zahlungsbedingungen — und schickt das Angebot automatisch an den Interessenten.
So wissen alle Ihre Vertriebsmitarbeiter, welche Leistungen Sie anbieten. Die Kommunikation ist einheitlich, professionell und konsistent über alle Häuser hinweg.
Zahlungen in Tranchen: Anzahlung & Restzahlung
Ayurveda-Kuren kosten oft 4.000 bis 12.000 Euro pro Person. Viele Gäste (oder ihre Versicherungen) können diese Summe nicht auf einmal bezahlen. igumbi teilt Rechnungen in Tranchen auf:
- Anzahlung (z.B. 30 %) — mit Angebot fällig
- Restzahlung (70 %) — zwei Wochen vor Anreise
Beide Zahlungsaufforderungen werden per E-Mail verschickt, mit direktem Link zur Kreditkartenzahlung oder zur Überweisung. Zahlungseingänge werden automatisch der Reservierung zugeordnet — Ihr Sales-Team sieht jederzeit, wer bezahlt hat und wer noch schuldig ist.
Getrennte Rechnungsprofile: Gast & Zahler
In vielen Fällen ist der Zahler nicht der Gast:
- Die Krankenversicherung zahlt die Kur-Kosten, der Gast reist an
- Der Arbeitgeber zahlt für Mitarbeiter-Wellness-Programme
- Ein Familienangehöriger zahlt für den Gast
igumbi trennt diese Rollen:
- Gästeprofil: Name des Anreisenden, Zimmer, Kur-Leistungen
- Rechnungsprofil: Krankenversicherung, Adresse der Versicherung, Debitorennummer
Die Rechnung geht an die Versicherung, die Gast-Daten bleiben bei der Reservierung. So wissen Sie jederzeit, wer im Zimmer liegt und wer bezahlt.
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Betrieb vor Ort: Ankünfte, Transfers, Kur-Leistungen
Das Personal in Sri Lanka sieht im Belegungsplan alle anstehenden Ankünfte — mit Namen, Zimmerzuweisung und den gebuchten Kur-Paketen. Transferkoordinatoren wissen, wer wann ankommt und ob ein Shuttle vom Flughafen nötig ist. Die Ayurveda-Praktiker sehen ihre Wochenplanung: Welche Gäste haben Panchakarma gebucht? Wann sind die Massagen eingeplant? Welche Yoga-Sessions finden statt?
Das alles ist in igumbi sichtbar — live, ohne dass Daten zwischen der DACH-Vertriebsstelle und dem Hotel hin und hergeschoben werden müssen.
Verteiltes Team: Web-App & Mobile-App
Ihr DACH-Office ist nicht am Hotel vor Ort. Das macht die Zusammenarbeit schwierig — wenn die Vertriebsmitarbeiter in Österreich sitzen und die Praktiker in Sri Lanka. igumbi löst das mit Cloud-Software und nativen Apps:
- Web-App: Zugriff von überall per Browser, kein Download nötig, keine lokale Serverinstallation
- iOS & Android-App: Belegungsplan, Reservierungen, Angebote und E-Mails unterwegs im Zugriff
- Berechtigungen: Ihr Sales-Team sieht die kompletten Gast- und Zahlungsdaten. Das Housekeeping sieht nur die Reinigungsliste. Der Manager sieht Berichte und Analysen.
So arbeiten Ihr DACH-Office und das Hotel in Sri Lanka mit denselben, aktuellen Daten — ohne Latenzen, ohne manuelle Synchronisation.
Funktionsumfang: Was eine Hotelsoftware für Ayurveda-Hotels leisten muss
Nicht jede Hotelsoftware ist für Ayurveda-Hotels und verteilte Teams ausgelegt. Eine spezialisierte Lösung braucht mehr als einen reinen Belegungsplan — sie muss Anfragen strukturieren, Angebote aus Paketen zusammenstellen und gestaffelte Zahlungen verwalten.
igumbi deckt diese Anforderungen vollständig ab:
| Funktion | Typische Hotelsoftware | igumbi | |
|---|---|---|---|
| Strukturiertes Anfrageformular auf Website | Selten nativ verfügbar | ✓ integriert | |
| Paketbasierte Angebote aus Produktvorlagen | Oft manuell in Word | ✓ integriert | |
| Gestaffelte Zahlungen (Anzahlung + finale Zahlung) | Standard | ✓ integriert | |
| Versicherungs-/Firmen-Rechnungsprofil (getrennt vom Gast) | Selten nativ verfügbar | ✓ integriert | |
| iOS & Android-App für verteilte Teams | Standard | ✓ integriert | |
| Belegungsplan mit Kur-Leistungsübersicht | Selten angeboten | ✓ integriert | |
| Web-basiert, keine lokale Installation | Standard | ✓ integriert | |
| Seminarverwaltung & Kurverwaltung | Spezialanbieter | — (externes System empfohlen) |
Für spezialisierte Kurverwaltung (Arztkonsultationen dokumentieren, Labortests tracken, Medikamentenplan) können Sie ein externes System nutzen — igumbi verwaltet die Unterkunft, die Buchungen und die Zahlungen.
Bonus: Robustheit in Krisensituationen
Das Geschäftsmodell von Ayurveda-Hotels ist normalerweise zuverlässig — aber manchmal treten unvorhersehbare Ereignisse auf: Corona-Lockdowns, Regierungskrisen (wie in Sri Lanka 2022), Treibstoffmangel oder Flugausfälle. In diesen Situationen brauchen Ihre Gäste zeitgerechte, praktische Informationen — nicht Funkstille.
igumbi unterstützt automatisierte, Zeit-gesteuerte Kommunikation per Automailer, um Ihre Gäste auch in Krisen auf dem Laufenden zu halten:
- Automatische Benachrichtigung 7 Tage vor Anreise: "Aktuelle Reiseinformationen für Sri Lanka" mit Einreisebestimmungen und Besonderheiten
- Update bei Flugausfällen: "Alternative Transfermöglichkeiten" — Taxi vs. Shuttle, je nach Verfügbarkeit
- Praktische Handlungsanweisungen: "SIM-Karte am Flughafen kaufen", "Notfall-Kontaktpersonen vor Ort", "Sichere Wege zum Hotel"
Diese E-Mails enthalten nicht einfach nur Informationen — sie enthalten konkrete Schritte, die Gäste unternehmen können, um sicherer ans Ziel zu kommen. So bleiben Ihre Gäste orientiert, selbst wenn die Reisebedingungen schwierig sind.
Häufige Fragen von Ayurveda- und Wellnessbetrieben
Welche Hotelsoftware eignet sich für Ayurveda-Hotels und Wellnessbetriebe mit verteiltem Team?
Eine Hotelsoftware, die Anfragen strukturiert, paketbasierte Angebote unterstützt, Tranchenzahlungen verwaltet und Krisenkommunikation ermöglicht. igumbi wurde genau für diese Anforderungen entwickelt — besonders für Häuser in Sri Lanka, die von einem DACH-Vertriebsbüro aus verwaltet werden.
Kann igumbi Kur-Pakete (Panchakarma, Rasayana, etc.) als buchbare Produkte abbilden?
Ja. Jedes Kur-Paket ist ein Produkt in igumbi — mit Leistungsbeschreibung, Dauer und Preis. Bei einer Anfrage wählt der Sales-Vertreter das passende Paket aus, erstellt ein Angebot per E-Mail-Vorlage und verschickt es automatisch.
Wie funktionieren gestaffelte Zahlungen (Anzahlung + finale Zahlung)?
igumbi teilt die Rechnung in zwei Positionen auf: Anzahlung (z.B. 30 %) und Restzahlung (70 %). Beide werden per E-Mail als separate Zahlungsaufforderungen verschickt — mit direktem Link zur Kreditkartenzahlung oder Überweisung. Eingänge werden automatisch der Rechnung zugeordnet.
Kann die Rechnung an eine Krankenversicherung statt an den Gast gehen?
Ja. igumbi trennt Gast- und Rechnungsprofil. Der Gast reist an (mit Zimmer und Kur-Leistungen), die Rechnung geht an die Krankenversicherung oder den Arbeitgeber. So wissen Sie immer, wer im Zimmer liegt und wer bezahlt.
Wie kommunizieren wir mit Gästen bei Reiseunterbrechungen oder Krisen (Flugausfälle, Treibstoffmangel)?
Mit dem Automailer. Sie erstellen zeitgesteuerte E-Mails — 7 Tage vor Anreise: aktuelle Reiseinformationen; bei Flugausfällen: alternative Transferoptionen; bei Krisen: praktische Schritte (SIM-Karte, Notfall-Kontakte, Ansprechperson vor Ort). Diese E-Mails werden automatisch versendet, ohne manuellen Aufwand.
Wie arbeitet das DACH-Vertriebsbüro mit dem Hotel in Sri Lanka zusammen?
Mit derselben Web-App und nativen Apps. Anfragen kommen strukturiert ins System, der Sales-Vertreter erstellt Angebote, das Hotel sieht Ankünfte und Kur-Leistungen im Belegungsplan. Alle arbeiten mit den gleichen, aktuellen Daten — ohne E-Mail-Chaos, ohne Excel-Tabellen.
Brauchen wir eine lokale Serverinstallation in Sri Lanka oder Österreich?
Nein. igumbi ist vollständig Cloud-basiert. Es gibt keinen Download, keine lokale Installation, keine Datensicherung, die Sie manuell verwalten müssen. Sie melden sich an und arbeiten — von überall in der Welt.
Können mehrere Nutzer gleichzeitig im System arbeiten?
Ja. Sie können unbegrenzte Nutzer mit verschiedenen Berechtigungen hinzufügen — Sales-Vertreter in der DACH-Zentrale, Manager, Housekeeping und Praktiker in Sri Lanka, jeder mit den Daten, die er braucht.
Jetzt testen: 30 Tage kostenlos
Überzeugen Sie sich selbst, wie igumbi die Zusammenarbeit zwischen Ihrem DACH-Vertriebsbüro und den Ayurveda-Hotels in Sri Lanka vereinfacht. Keine Kreditkarte in der 30-Tage-Demo-Phase notwendig, keine Vertragsbindung.
Kostenlos testen — oder fragen Sie uns direkt, wie igumbi für Ihre Ayurveda-Hotels konfiguriert werden kann.
