E-Rechnung & ZUGFeRD: Frühstücks-MwSt 7%/19% und revisionssichere Hotelrechnungen

Deutsche Hotels stellen mit igumbi ab sofort automatisch ZUGFeRD-E-Rechnungen aus, teilen das Frühstück nach der neuen BMF-Vereinfachungsregel (70% Speisen @ 7% / 30% Getränke @ 19%) auf und halten ihre Rechnungen GoBD-konform unveränderbar. Dieser Beitrag zeigt, was neu ist, wo Sie es selbst einstellen und welche neuen Ansichten dabei helfen.

Eine Einführung in die rechtlichen Grundlagen finden Sie im Beitrag E-Rechnung für Hotels in Deutschland.

E-Rechnungspflicht: Was bis wann gilt

E-Rechnungen sind keine PDFs, die man per E-Mail verschickt, sondern strukturierte, maschinenlesbare Datensätze nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD bzw. Factur-X zugelassen. igumbi nutzt ZUGFeRD — ein Hybridformat: ein PDF (PDF/A-3) mit eingebettetem XML. Ihr Gast sieht eine lesbare PDF Rechnung, die Buchhaltung Ihres Firmenkunden liest automatisch das XML ein das in das PDF eingebettet wird.

Der Zeitplan der E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Bereich:

• Seit 1.1.2025: Unternehmen müssen EN-16931-konforme E-Rechnungen empfangen können.
• 2025–2026: E-Rechnungen dürfen noch als Papier oder einfaches PDF versendet werden (mit Zustimmung des Empfängers).
• Ab 1.1.2027: Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
• Ab 1.1.2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen im inländischen B2B ausstellen.

ZUGFeRD-Rechnungen automatisch für deutsche Hotels

Für Hotels in Deutschland erzeugt igumbi beim Rechnungs-Download automatisch die ZUGFeRD-Variante — ein PDF/A-3 mit eingebettetem EN-16931-XML. Sie müssen nichts umstellen; der bestehende „Rechnung als PDF"-Button liefert die kombinierte ZUGFeRD-Datei. Dasselbe gilt für per E-Mail versandte Rechnungen: auch dort ist die ZUGFeRD-PDF automatisch der Anhang — kein zusätzlicher Schritt erforderlich, keine extra Kosten.

So sieht das Zugferd XML aus

Am unteren Rand jeder ZUGFeRD-Rechnung erscheint der Hinweis: „E-Rechnung mit eingebettetem ZUGFeRD-XML (EN 16931)" — so erkennt der Empfänger auf Anhieb, dass die Datei maschinenlesbar ist.

Wo: Auf der Rechnungsansicht finden deutsche Hotels den neuen Button „ZUGFerd ". Er öffnet eine eingerückte XML-Vorschau der Rechnung, bevor Sie sie versenden — ideal beim Onboarding eines neuen Firmenkunden oder um Steuersätze und Pflichtfelder gegenzuprüfen.

Pfad: Rechnung anzeigen → rechte Spalte → ZUGFerd (nur für Hotels in Deutschland sichtbar).

Zur Validierung empfehlen wir den kostenlosen QUBA Viewer von Mustangproject — damit prüfen Sie ein fertiges ZUGFeRD-PDF auf EN-16931-Konformität ohne Programmierkenntnisse.

Frühstücks-Umsatzsteuer aufteilen: der 70/30-Split

Seit dem 1.1.2026 gilt für Speisen in der Gastronomie der ermäßigte Satz von 7%, während Getränke beim Regelsatz von 19% bleiben. Das BMF lässt für Pauschalangebote eine Vereinfachungsregel zu (BMF-Schreiben Dezember 2025):

30% des Pauschalpreises entfallen pauschal auf Getränke (19%), die übrigen 70% auf Speisen (7%).

Genau diese 70/30-Aufteilung bildet igumbi als eigene Paketlogik ab.

So funktioniert es in der Rechnung

Legen Sie ein eigenständiges Frühstücks-Produkt mit dieser Logik an, erzeugt igumbi beim Buchen automatisch zwei Unterpositionen:

• 70% → 7% MwSt (Speisen)
• 30% → 19% MwSt (Getränke / Service)

Auf der Rechnung erscheint die Frühstücksposition mit dem Steuer-Label „7%/19%" und einer eigenen Steuer-Box im PDF. Um Nächte oder Menge zu ändern, löschen Sie die Leistungszeile und legen sie neu an — der Split wird dann automatisch neu berechnet.

So stellen Sie es ein: Produkte → Produkt bearbeiten → Bereich „Package Logic":

„DE Frühstück 7%/19% MwSt. (70% Speisen / 30% Getränke+Service)"

Vergeben Sie den Bruttopreis (z.B. 14 € pro Person/Tag) — den Rest erledigt die Software bei jeder Buchung.

Praxis-Tipp: Für abweichende Preise legen Sie ein eigenes Produkt mit dem gewünschten Preis und derselben Logik an. Eine Änderung des Stückpreises löst bewusst keine Neuberechnung des Splits aus — so bleibt die Steueraufteilung nachvollziehbar.

Wenn Sie Frühstück gerade erst einrichten oder mehr über die möglichen Szenarien erfahren möchten, lesen Sie Frühstück in der Hotelsoftware einrichten: 5 Szenarien. Für die Integration mit Channelmanager-Raten siehe Channelrateplans mit Frühstück.

Revisionssichere Rechnungen: GoBD-konforme Unveränderbarkeit

Eine ausgestellte Rechnung ist unveränderbar — das ist keine neue Anforderung, sondern GoBD-Grundsatz. igumbi setzt das technisch durch: Rechnungen werden bei der Finalisierung automatisch gesperrt.

• Geschützte Felder (Rechnungsnummer, Datum, Hotel, Gast) lassen sich nicht mehr ändern.
• Rechnungspositionen (Preis, Menge, Nächte, Steuersatz, Beschreibung) sind gesperrt und können nicht gelöscht werden.
• Eine finalisierte Rechnung lässt sich nicht löschen — Korrektionen laufen über eine Gutschrift + Ausstellen einer neuen Rechnung.
• Zahlungsfelder (offener Betrag) bleiben aktualisierbar.

Versucht jemand eine gesperrte Rechnung zu ändern, erscheint der Hinweis: „Diese Rechnung wurde finalisiert und kann nicht geändert werden. Bitte erstellen Sie eine Gutschrift zur Korrektur."

Wenn sich ein Gastdatensatz nach der Rechnungsstellung ändert, zeigt igumbi einen Hinweis mit der Möglichkeit, die Adresse nachträglich zu aktualisieren oder beizubehalten — beide Optionen werden mit Benutzer und Zeitstempel dokumentiert.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wann wird die E-Rechnungspflicht für mein Hotel wirksam? Ab 1.1.2027 müssen Hotels mit über 800.000 Euro Jahresumsatz E-Rechnungen versenden. Ab 1.1.2028 gilt das für alle Unternehmen. Mit igumbi sind Sie bereits vorbereitet — kein Setup erforderlich.

Kostet die ZUGFeRD-Funktion extra? Nein. ZUGFeRD-Rechnungen werden für alle deutschen Hotels automatisch erzeugt — ohne zusätzliche Gebühren, ohne separate Aktivierung. Der XML-Vorschau-Button ist ebenfalls kostenlos enthalten.

Wie richte ich den 70/30 Frühstückssplit ein? Im Bereich Produkte → Produkt bearbeiten → Package Logic wählen Sie die Logik „DE Frühstück 7%/19% MwSt. (70% Speisen / 30% Getränke+Service)". Die Software berechnet dann bei jeder Buchung den Split automatisch: 70% Speisen @ 7%, 30% Getränke @ 19%.

Wie aktiviere ich ZUGFeRD in igumbi? Sie müssen nichts aktivieren. Ab 30.6.2026 wird jede PDF-Rechnung für deutsche Hotels automatisch im ZUGFeRD-Format erzeugt — sowohl beim PDF-Download als auch beim E-Mail-Versand.

Kann ich XRechnung statt ZUGFeRD nutzen? Für B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD praktischer: Ihre Kunden sehen ein normales PDF-Dokument, während die Buchhaltungssoftware automatisch die eingebettete XML-Daten verarbeitet. XRechnung (reines XML) ist hauptsächlich für Behörden (B2G) vorgesehen.

Was passiert, wenn sich die Gast-Adresse nach der Rechnungsstellung ändert? igumbi zeigt einen Hinweis an, dass sich die Daten geändert haben. Sie können pro Rechnung entscheiden, ob Sie die neue Adresse aktualisieren oder die ursprüngliche behalten — jede Änderung wird mit Benutzer und Zeitstempel dokumentiert.

Neue Ansichten auf einen Blick

Revisionslog aller Adressänderungen

Wo: Rechnungen → Navigationsleiste → „Rechnungsadressänderungen".

Alle Einstellungen und Menü Verlinkungen

1. Frühstücks-Produkt → Package Logic „DE Frühstück 7%/19%" → automatischer Steuersplit bei jeder Buchung. (Produkte → Produkt bearbeiten)
2. PDF-Download & E-Mail-Anhang → ZUGFeRD-Hybrid-PDF wird ab 30.6.2026 automatisch für alle deutschen Hotels angewandt — bei Download und beim E-Mail-Versand. (Rechnung anzeigen)
3. Button „ZUGFerd " → E-Rechnungsdaten vor dem Versand ansehen: Damit Sie ein Gefühl bekommen was im XML Übergeben wird
4. „Adresse aktualisieren" / „Wie bisher belassen" → GoBD-konforme Adresskorrektur mit Pflicht-Grund. (Rechnung anzeigen)
5. „Rechnungsadressänderungen" → betriebsweites Revisionslog. (Rechnungsliste)

Fazit

Mit igumbi erfüllen Sie alle neuen Anforderungen — E-Rechnungspflicht, Frühstücks-Steuersplit 7%/19% und revisionssichere Rechnungen — ohne zusätzliche Handgriffe: ZUGFeRD-Rechnungen werden automatisch erzeugt, der 70/30-Split berechnet sich selbst, wenn Sie das Frühstücksprodukt umstellen. Kostenlos und automatisch, nicht als teure Zusatzfunktion.

Richten Sie das Frühstücks-Produkt mit der 70/30-Logik ein — das ist nicht nur gesetzliche Vorgabe, sondern auch ein Buchungsgrund: Firmenkunden wertschätzen automatisierte, revisionssichere E-Rechnungen und buchen eher direkt, wenn dieser Service reibungslos funktioniert.

Nutzen Sie das als Differenziator für Ihre Direktbuchungen: automatisierte, revisionssichere E-Rechnungen ohne Mehrkosten. Unser Support hilft Ihnen bei der Konfiguration.