Hotel Channel Manager mit igumbi Hotelsoftware verbinden

Für Hotels, Ferienwohnungen und Apartments

Diese Anleitung ist interessant für Hotels, Pensionen, Ferienwohnungs- und ApartmentvermieterInnen, die einen Channel Manager an igumbi (online Hotelsoftware / PMS für Hotels, Pensionen, Ferienwohnungen) anbinden wollen, um den Datenaustausch zu den Buchungsportale zu automatisieren.

Wenn Sie es leid haben sich permanent in die diversen Extranet-Zugänge der Buchungsportale einzuloggen und dort mit den Updates der Verfügbarkeiten und Preise ständig Sisyphos-Arbeit verrichten, ist die Anbindung an einen Channel Manager für Hotels und Ferienwohnungsbesitzer ein wichtiger Schritt zu mehr Kontrolle und weniger manuellen Aufwand.

Die igumbi online Hotelsoftware/ PMS hat Anbindungen an folgende Channel Manager:

• Hotel-Spider
• Kognitiv (vormals Seekda)

Buchungsportale/ Kanäle, die über die Channel Manager angebunden und integriert werden können sind unter anderen:

• Booking.com
• HRS/ HRSHolidays
• Expedia
• Venere
• Agoda
• Hotels.com
• Feratel (oft vom Tourismusverband in Verwendung)
• Tomas (oft vom Tourismusverband in Verwendung)
• Hostelword
• Nethotels.com
• und etliche mehr...

Besonders die dynamische Preissteuerung durch die Revenue Management LevelpreisLogik ist ein interessanter Ansatz, um die Auslastung und den Umsatz zu steigern. Mit richtig konfigurierten Levelpreisen werden bei Änderungen der Buchungslage ganze abgestimmte Sets an Preisen ausgetauscht.

AnbieterInnen von Ferienwohnungen oder Apartments haben besonders durch mehrere Standorte und viele Produktkategorien oft eine komplexere Konfiguration als Hotels. Dadurch ergibt sich ein Potenzial zur Steigerung der Auslastung und Umsätze durch bessere Synchronisation der Verfügbarkeiten und Preisen mit den Buchungsportalen.

Diese Anleitung soll vermitteln welche Informationen in welchen Systemen liegen und mit welchen Schritten Ihr Betrieb an die Buchungsportale/ Kanäle angebunden werden kann.

Vorteile der Automatisierung

Obwohl die Einrichtung eines Channel Manager keine triviale Übung ist, so überwiegen doch die Vorteile wenn die Buchungsportale an die online Hotelsoftware angebunden sind:

• Weniger Aufwand mit dem Warten der Preise und Verfügbarkeiten, kein Stress mit Updates, wenn Sie ein paar Stunden nicht am Computer sind.
• Preise und Verfügbarkeiten/ Kontingente werden direkt aus der Hotelsoftware (igumbi) verwaltet.
• Die Levellogik in igumbi erlaubt es Ihnen, sich von einer starren Saisonpreislogik zu lösen und stets optimale Upselling-Preise je nach Buchungslage im Markt zu haben.
• Durch die zeitnahen Aktualisierungen werden verkaufbare Zimmer nicht zurückgehalten bzw. ist die Verfügbarkeit für die gesamte Verkaufsperiode gewartet.
• Das automatische Eintragen neuer Reservierungen am Belegungsplan löst ein Aktualisierung der Verfügbarkeit und eventuell einen Preissprung aus - durch die Levellogik.
• Feinsteuerung der Preise durch abgeleitete Raten (Rateplans) mit Restriktionen wie Minimum-Aufenthalt oder durch das Sperren von spezifischen An-/Abreisetagen (z.B Anreise nur am Samstag).
• Preisparität mit den Buchungsportalen (OTAs): Von den Buchungsportalen abweichende Preise für die eigene Website steigern die Wahrscheinlichkeit einer provisionsfreien Direktbuchung.

Aufbau der Anleitung

Diese Anleitung beschreibt welche Schritte zu tun sind, um igumbi über die Zwei-Weg-Schnittstelle mit einem Channel Manager zu verbinden.

Die Anleitung ist in vier Bereiche aufgeteilt:

• Was ist vom Hotel zu tun?
• Was passiert in igumbi (dem PMS) bzw. wird durch Support-Mitarbeiter von igumbi gemacht?
• Was macht man im und mit dem Channel Manager? Einige Tätigkeiten werden nur durch die Support-Mitarbeiter des Channel Managers durchgeführt.
• Was ist sonst noch gut zu wissen rund um das Thema Channel Management?

Hotel

Bei igumbi anmelden

Bei igumbi gibt es eine 30 tägige Testversion, die durch das Anlegen Ihres eigenen Hotels in eine Produktivversion übergehen kann.

Anmelden bei igumbi

Damit wird ein Betrieb in igumbi aufgesetzt, der mit dem Channel Manager verknüpft werden kann.

Channel Manager anmelden

Beim Channel Manager den Vertrag unterschreiben und zuschicken für die Aktivierung des Zugangs.

Verträge mit Portalen

Verträge mit den Buchungsportale wie Booking.com, HRS, Expedia, Agoda, Venere, Feratel, etc. abschließen.

Wahrscheinlich besteht der Großteil der Verträge schon und derzeit werden die Verfügbarkeiten und Preise manuell über das Extranet der Buchungsplattform gewartet.

XML von Portalen anfordern

Das XML ist der Code/ eine Datei vom Buchungsportal, mit dem der Channel Manager mit dem Portal verknüpft werden kann.

Manuelle Eingaben (Verfügbarkeit und Preisänderungen) über das Extranet des Buchungsportals sind nach der XML Verknüpfung nicht mehr möglich: Die Änderungen werden dann von igumbi automatisch über den Channel Manager an das Buchungsportal übermittelt.

Produktkategorien, Zimmer & Preise einrichten

Die Konfiguration der Produktkategorien, Zimmer und Preise wird in igumbi eingetragen. Die Produktkategorien müssen in igumbi, im Channel Manager und in den Portalen die gleiche Bedeutung haben.

Beauftragen Sie den Channel Manager (per E-Mail) die Zimmerkategorien (entspricht den igumbi Produktkategorien) einzurichten und mit den Buchungsportalen abzugleichen.

Aktivieren Sie nur jene Produktkategorien im Channel Manager, die mit Preisen und Verfügbarkeit beschickt werden sollen. Eventuell wollen Sie einige Produktkategorien zurückhalten und nur intern verwalten bzw. diese Kategorie nur auf Ihrer Website im online Buchungstool anbieten.

Weniger Produktkategorien sind besser, da wenigere Preise/ Produkte zu warten sind. Es gibt Ihnen mehr Flexibilität, Gäste am Belegungsplan, ohne Rücksprache, in andere Zimmer zu verlegen, um Ihre Auslastung zu optimieren..

Laden Sie zu den Produktkategorien Fotos und die Beschreibungen für die Zimmer hoch.

Die Produkte werden in igumbi nach Levels organisiert. So ist es möglich durch das Öffnen oder Schließen eines Levels eine ganze Gruppe an Preisen in den Portalen synchron zu aktualisieren.

Für die Kalibrierung der Einstellung des Preisgefüges gibt es die Levelschwellwerte (bei den Hotel Stammdaten) und die Levelfaktoren, um unterschiedliche Wertigkeiten zwischen den Produktkategorien darzustellen. So hat z.B. in einem Haus mit Einzelzimmer, Doppelzimmer und Apartments das Doppelzimmer den Levelfaktor 1, Das Einzelzimmer 0.65 und das Apartment 1.6. Damit ist sichergestellt, dass im Falle des Minimumpreises für das Doppelzimmer bei 100 EUR, der Minimum Preis für das Apartment bei 160 EUR und für das Einzelzimmer bei 65 EUR liegt.

Bestehende Reservierungen erfassen

Erfassen Sie die bestehenden Reservierungen aus Ihren Aufzeichnungen /E-Mails. Das ist notwendig, um die Verfügbarkeit pro Zimmerkategorie korrekt zu berechnen. Das Aktualisieren der Verfügbarkeiten in den Portalen durch den Channel Manager sollte davor nicht live gesetzt werden, da es sonst zu Überbuchungen kommen könnte.

Verfügbarkeit ist aktuell

Die Verfügbarkeit kann erst in igumbi korrekt berechnet werden, wenn alle bestehenden Buchungen eingetragen sind.

Buchungstool implementieren

Das igumbi online Buchungstool (IBE/ online Buchungssystem inkludiert im Preisplan Seller) kann auf der Website des Hotels installiert werden.

Auf der Settings Seite gibt es den Code für das Buchungstool. Für Hotelwebsites, die mit WordPress oder Joomla! erstellt wurden, gibt es fertige Plugins/ Module um die Integration in die Site zu vereinfachen.

Channel Manager ist live

Reservierungen aus den Buchungsportalen müssen nicht mehr manuell in igumbi erfasst werden. Die Preise und Verfügbarkeiten sind in den angeschlossenen Portalen stets aktuell.

Einzelne Termine mit Levels steuern

Stimmen Sie die Grundeinstellungen der Level PRO Werte ab, damit es zu steigenden Preisen kommt, wenn die Produkte als Levelpreise implementiert wurden. Die Standard PRO Werte werden bei den Hotel-Stammdaten eingetragen.

Gibt es "Hochsaison"-Perioden, Events und Termine, in der die Levels nach oben angepasst werden sollten? Modellieren Sie bei Terminen mit starker Nachfrage die Verfügbarkeit so, dass es bei fortschreitenden Verkauf der Zimmer zu Preissprüngen ohne manuellen Eingriff kommt.

Preisschema anpassen

Nach einigen Monaten Betrieb sollte das Preisschema angepasst werden:

• Sind alle notwendigen Produkte eingerichtet (alle Belegungsarten für jede Produktkategorie)?
• Gibt es Wochenendpreise bzw. Midweek Preise?
• Gibt es einzelne Termine mit sehr starker Nachfrage? kann man hier die Levels nach oben anpassen?
• Schwache Perioden: Sind die Preise ausreichend wettbewerbsfähig? Bekommen Sie genug Grundauslastung früh im Buchungsverlauf?
• Sind die Levelfaktoren und Personenanpassungen in den Produktkategorien passend, damit die Preise mit der Levellogik synchron steigen?
• Sind die Preissprünge zwischen den Levels groß genug bzw. gibt es Potenzial die Sprünge zu erhöhen und die günstigsten Preise gleich zu lassen bzw. etwas herabzusetzen?

igumbi

Hotel mit Channel Manager verknüpfen

Diese Schritte werden für Sie vom igumbi Support durchgeführt.

• Benutzer für den Channel Manager anlegen, API Key verwenden
• Channel Manager-Datensatz in igumbi anlegen
• "hub_enabled" bei den Einstellungen aktivieren - ab dem Zeitpunkt wird bei einer Änderung der Verfügbarkeit ein Update an den Channel Manager geschickt
• "autoassign" bei den Einstellungen aktivieren: Die importierten Reservierungen sollen automatisch den Zimmern der gebuchten Kategorie zugeteilt werden

igumbi Produktkategorien verknüpfen

• Initiale Übertragung eines einzigen Level-Datensatzes und das manuelle Verknüpfen des XML des Channel Managers mit den Produktkategorien Hier geht es darum die Produktkategorie ID aus igumbi der Zimmerkategorie ID/Code im Channel Manager zu mappen.

Man kann im HUB Mapping auch Produktkategorien aus igumbi auslassen. Diese werden somit nicht an den Channel Manager und die Portale übertragen.

Reservierungen einlesen

Neue Reservierungen und Stornos werden eingelesen, Änderungen an Reservierungen müssen noch manuell übertragen werden.

Es ist auch möglich historische Buchungen zu übertragen, wenn im Channel Manager solche schon enthalten sind. Dafür wird von igumbi im HUB Hotel Datensatz das Startdatum gesetzt und in der Hotelübersicht auf "Init" gedrückt. Es wird daraufhin ein Leseauftrag pro Buchungstag von dem Startdatum bis heute erstellt.

Das Einlesen der Reservierungen kann unmittelbar nach dem Aufsetzen des Mappings der Produktkategorie (Keys) aktiviert werden. Wenn später dann die Portale freigeschalten werden dann ist der Reservierungsimport schon am laufen.

Verfügbarkeiten übertragen - Testperiode

Igumbi wählt eine Testperiode, die nicht kritisch und voll gebucht ist. Jedoch sollten einige Zimmer geschlossen sein. Ein Monat ist meistens ausreichend.

Die Periode in igumbi mit Levels > "mehrere Levels ändern" übertragen. CM anhaken.

Danach sendet igumbi eine E-Mail an das Hotel mit der Bitte igumbi mit dem Channel Manager zu überprüfen und abzugleichen.

Besonders für Betriebe mit vielen Zimmern in einer Produktkategorie interessant: Es gibt in igumbi eine Einstellung wie viele Zimmer maximal als Verfügbarkeit an den Channel Manager übertragen werden sollen. Dieser ist standardmäßig mit 7 Zimmer eingestellt. Diese Einstellung kann individuell für jeden Betrieb festgelegt werden. Einerseits soll damit verhindert werden, dass die Buchungsportale die genaue Buchungslage des Betriebes einschätzen können. Andererseits sollen Buchungen mit mehreren Zimmern (meist Gruppenbuchungen) dazu gelenkt werden, individuelle direkte Anfragen zu erstellen.

Preise für Testperiode übertragen

Um zu prüfen, ob das Mapping der Preise passt und ob alle Belegungsoptionen übermittelt wurden, wird erstmals eine kurze Periode übertragen.

Sichtprüfung der Preise

Das Hotel sollte sich in den Channel Manager einloggen und prüfen:

• Sind alle Preis-Slots (Belegungsoptionen für die Produktkategorien) befüllt?
• Es sollte keine 0.00 Preise geben.
• Passen die Preisableitungen (Rateplans)?
• Die Preisübertragung sollten Sie auf einen Haupt-Rateplan reduzieren, da Preisableitungen durch den Channel Manager gemacht werden.

Mit Hotel Preisübertragung verifizieren

Igumbi prüft in Zusammenarbeit mit dem Betrieb, ob die übertragenen Preise zwischen igumbi und dem Channel Manager stimmen. Sind alle Produktkategorien/ Belegungsoptionen im Channel Manager lückenlos befüllt?

Vor allem prüft igumbi, ob es Preise für die höchsten Level für jede Belegungsoptionen gibt. Das hilft bei der Erstübertragung der Preise aus igumbi an den Channel Manager. Dies ist besonders wichtig, wenn es bei der Erstübertragung der Preise etliche geschlossene/ ausgebuchte Perioden gibt.

Preisübertragung live setzen

Aktivieren der Preisübertragung in der Hub Schnittstelle. Eventuell ist die Preisübertragung auf einen Rateplan (der im Channel Manager definiert ist) zu limitieren.

Massenupdate - Verfügbarkeit und Preise

Massenupdate für jetzt bis zum Ende des Verkaufsfensters: Zu Levels und dann zu "mehrere Levels ändern" gehen. "Senden an CM" anhaken: damit wird sichergestellt, dass die PRO Werte nicht überschrieben werden.

Preise und Verfügbarkeiten für alle Tage des nächsten Jahres übertragen (oder bis zum Ende des Verkaufsfensters).

Achtung: Limitierung des Ende des Verkaufsfensters durch den Channel Manager.

Channel Manager ist live

Preise und Verfügbarkeiten werden permanent ausgetauscht, neue Reservierungen und Stornos werden automatisch eingelesen.

Hotel Channel Manager

Hotel aufsetzen, Einweisung für das Hotel

Diese Schritte macht das Support-Team von Kognitiv/ Seekda oder Hotel-Spider.

Dies sind manuelle Vorgänge nach Erhalt des unterschriebenen Vertrags.

Die Login Zugangsdaten werden vom Hotel Channel Manager an das Hotel geschickt, eine Einweisung in die Bedienung des Programms, meist per Screensharing Demo, wird durch das Support Team des Channel Managers gemacht.

igumbi als PMS aktivieren

PMS bedeutet Property Management System, also die Hotelsoftware.

Info an igumbi über den Hotelcode im Hotel Channel Manager und das Passwort für den Zugang.

Mit diesem Zugang können Änderungen (Verfügbarkeiten, Preise) durch igumbi im Channel Manager für das Hotel getätigt werden. Die Reservierungen können vom Hotel Channel Manager abgeholt werden und in igumbi importiert werden.

Zimmerkategorien mit Portalen abgleichen

Die Buchungsportale/ Kanäle wie Booking.com, HRS, Expedia, Feratel, Venere, Agoda, Hotel.com, Tomas, Hostelword werden vom Channel-Manager angebunden.

Die Zimmerkategorien (entspricht der "Produktkategorie" in igumbi) im Hotel Channel Manager sollte dieselbe Bedeutung haben wie in den Buchungsportalen.

Hier ist mit Einschränkungen der Portalen zu arbeiten, da manche Buchungsportale (besonders HRS) eine eigene Logik haben (Doppelzimmer/ Einzelzimmer). Das trifft besonders Anbieter von Apartments oder Betriebe mit vielen unterschiedlichen Zimmer-/Produktkategorien.

Grundeinstellungen der Kapazität und Preise einrichten

Es sollten die Grundeinstellungen für Zimmerverfügbarkeit und Preise im Channel Manager definiert werden. Die Preise sollten eher zu hoch angelegt werden. Die Preise werden später durch die igumbi Levellogik überschrieben.

Im Grunde geht es um das Einrichten der Produktkategorien analog zur Konfiguration von igumbi und die Einrichtung von Basispreisen, die später von igumbi überschrieben werden. Die Slots dafür müssen im Channel Manager generiert werden. Unter einem Preis-Slot versteht man die Belegungsoptionen (1,2,3,4, ... Personen) für eine Produktkategorie.

Der laufende Betrieb sieht so aus: Beim Preisupdate (verursacht durch jede Änderung der Verfügbarkeit, z.B. durch die Belegung eines Zimmers) fragt igumbi beim Channel Manager nach: Welche Produktkategorien und welche Belegungsoptionen gibt es für diesen Termin? Dann gibt igumbi die günstigsten Preise laut Levellogik heraus, die Preis-Slots im Channel Manager werden überschrieben und die Änderungen der Preise werden durch den Channel Manager an die Portale geschickt.

Sollten die Preise in igumbi und im Channel Manager gleich sein, dann wird kein Preisupdate an den Channel Manager geschickt.

Um zu vermeiden, dass ein Verkaufstag mit 0 EUR Preisen durch den Channel Manager in ein Buchungsportal kommt, bevor ein Preisupdate durch igumbi erfolgte, sollten Basispreise im Channel Manager eingetragen sein. Das kann passieren, wenn ein Verkaufstag hinzukommt.

XML pro Buchungsportal / Kanal eintragen

Das XML für die Authentifizierung des Betriebs im Buchungsportal/ Kanal wie z.B. Booking.com, HRS, Expedia, wird im Hotel Channel Manager eingetragen. Damit wird die Schnittstelle zwischen dem Channel Manager und dem Buchungsportal aktiviert.

Das wird vom Channel Manager gemacht, eventuelle Konfigurationsfehler bei der Kategoriezuordnung werden durch den Support des Channel Managers überprüft.

Wenn später weitere Buchungsportale/ Kanäle hinzugefügt werden, so ist dies lediglich im Channel Manager einzurichten. Ein erneuter Abgleich von Verfügbarkeiten und Preisen zwischen igumbi und dem Channel Manager ist dann nicht mehr notwendig. Die Daten über die Verfügbarkeit und Preise, die dann im Channel Manager vorliegen, sind dann aktuell.

Buchungsportale live setzen

Neue Online-Buchungen, die über das Buchungsportal generiert werden, werden eingelesen und die Verfügbarkeiten und Preise an das Buchungsportal aus dem Channel Manager geschickt.

Wenn später weitere Buchungsportale hinzukommen, so ist es nicht notwendig die gesamte Verfügbarkeiten und alle Preise aus igumbi erneut zu schicken. Der Bestand der Daten, die im Channel Manager vorliegen, reicht aus.

Das Anbinden weiterer Portale wird mit dem Support des Channel Managers koordiniert. Beim Import der ersten Buchung wird in igumbi die Buchungsquelle angelegt.

Verkaufsperiode verlängern: Erstbefüllung der Preise

In igumbi kommt standardmäßig in 365 Tagen ein Verkaufstag hinzu. Jede Nacht um Mitternacht läuft ein Job der den Verkaufstag initialisiert (Die Verfügbarkeit und die Preise werden übermittelt).

Dieser 365 Tage Parameter kann auf Wunsch geändert werden.

Die angebundenen Channel Manager gehen mit dieser Erstbefüllung unterschiedlich um:

Kognitiv/Seekda Nutzer
Bei Kognitiv muss eine Periode für den Verkauf aufgemacht werden. Das bedeutet es müssen Standardpreise für jede Belegungsoption angelegt werden. Es sollten eher hohe Preise mit der Funktion >Preise > Tagespreise >Preise (je Zimmerkategorie in der Preisbezeichnung "STD" > und wählen des Gültigkeitszeitraums eingetragen werden. Das Ende der Periode kann die 365 Tage die igumbi standardmäßig überschreiten - daher die Preise eher hoch anlegen. Somit kann der Job in der Nacht die anwendbaren Preise eintragen.

Am besten ist es in den Kalender 1/2 Jährlich einen Termin im eigenen Kalender Eintragen um das Initialisieren der Preise einzuplanen.

Hotel-Spider Nutzer
igumbi kann die unbefüllten Preisstrukturen aus Hotel-Spider auslesen und die Preise eintragen. Das explizite Initialisieren der Preise am Ende der Verkaufsperiode ist seit Version 4 von Hotel-Spider nicht mehr notwendig.

Gut zu Wissen

Zimmer-Autozuteilung

Mit der optionalen Funktion Zimmer-Autozuteilung können neu eingehende Reservierungen anhand der gebuchten Zimmer-/nProduktkategorie automatisch den Zimmern im Belegungsplan zugeteilt werden. Diese Option wird nun standardmäßig aktiviert.

Das ist besonders zu empfehlen, wenn es nur wenige Zimmer pro Produktkategorie gibt, denn dann ist die errechnete Restverfügbarkeit genauer.

Die Autozuteilung betrifft dann auch Buchungen die über das online Buchungstool gebucht werden.

Status der Reservierung

Welche Reservierungen werden durch die igumbi Channel Manager Schnittstelle übertragen: Booked, Cancelled, Modified.

Besonders aufpassen müssen Sie bei jenen Buchungen, bei denen der Gast im Buchungsportal eine Änderung gemacht hat bevor die erste Übertragung der Buchungen vom Channel Manager zu igumbi erfolgt ist. Daher bei Buchungen mit dem Status Modified bitte besonders Acht geben und die Änderungen manuell in igumbi eintragen.

Auch die Reservierungen mit Status "Cancelled", die vor der ersten Übertragung der Buchungen über den Channel-Manager gemacht wurden, müssen manuell ausgetragen werden. Es wird bei einem Storno die Buchung mit der Buchungsnummer des Portals gesucht. Diese wurde aber aber vor der Channel Manager Anbindung aber nicht bei manuell erfassten Portalbuchungen in igumbi eingetragen.

Gemischte Preise bei einer Buchung

Wenn Sie Levelpreise oder Wochenendpreise verwenden, wird es vorkommen, dass es bei mehrtägigen Reservierungen gemischte Tagespreise in den importierten Reservierungen gibt.

Für das Ausstellen der Rechnung wäre es eventuell sinnvoller einen Mischpreis zu erstellen und mehrere Leistungszeilen in der Reservierung zu einer zu konsolidieren.

Da es jedoch noch Änderungen der Reservierung geben könnte (andere An-/Abreisetage oder Preisänderungen), ist es sinnvoll bis zur Rechnungserstellung diese Zusammenführung zu unterlassen. Es ist sonst für Sie schwieriger, die Änderungen an der Reservierung nachzuvollziehen.

Frühstück beim Buchungsimport übertragen.

Gilt nur für Hotel-Spider:

Wenn sie in den Buchungsportalen das Frühstück als Extraleistung anbieten, dann kann das Frühstücksprodukt in der Channel Manager Schnittstelle definiert werden. Manche Betriebe haben unterschiedliche Arten des Frühstücks und wollen für den Buchungsimport ein Produkt dafür explizit definieren.

Meistens hat das Frühstücksprodukt einen anderen Mehrwertsteuersatz. Oder ihre Gäste konsumieren das Frühstück optional und Sie streichen manchmal die Leistung aus den Buchungen heraus.

Wenn das Frühstücksprodukt definiert ist, dann wird die Leistung beim Import der Reservierung eingetragen.

Endreinigung beim Buchungsimport übertragen

Für Kognitiv/ Seekda: Die Zeile mit der Endreinigung wird übertragen.

Für Hotel-Spider: Da Hotel-Spider die Endreinigung nicht zur Übertragung im PMS XML der Reservierungen bereitstellt, wird das Produkt in igumbi hinzugefügt. Das Endreinigungsprodukt, welches in igumbi mit der Produktkategorie verknüpft ist, wird beim Import eingetragen.

Stornierte Reservierungen in der Anfangsphase

In der Reservierung wird beim Import der "Rescode" eingetragen. Das ist der Buchungscode bzw. die Buchungsnummer aus dem Buchungsportal. Mit dieser Nummer wird beim Übertragen der Reservierungen überprüft, ob diese Buchung schon in igumbi vorhanden ist. Bei negativem Ergebnis wird die Buchung übertragen.

In der Anfangsphase kann es dazu kommen, dass die Stornos nicht vollständig eingelesen werden können, da die enstprechende Buchung vor dem ersten Importdatum (Channel Manager zu igumbi) gebucht wurde. Derartige Buchungen müssen nach der Notifikation vom Channel Manager manuell in igumbi storniert werden.

Bilder & Beschreibungen übertragen?

Werden Bilder und Beschreibungen an die Portale weitergeleitet?

Die Channel Manager, obwohl manche etliche Felder für die Beschreibung des Betriebes haben, leiten kaum die Metadaten, also Beschreibungstexte und Bilder, an die Portale weiter.

Dennoch mach es Sinn ein Dokument zu führen um eine zentrale Quelle der Mastertexte für die Portale zu haben, da die Beschreibungen oft in mehreren Sprachen und in unterschidlichen Textlängen zu warten sind.

Airbnb & Fewo Direkt

Buchungsplattformen wie Airbnb, Wimdu oder 9 Flats können über die iCal Verfügbarkeits-Schnittstelle angebunden werden: Die Portale fragen in regelmäßigen Abständen die Verfügbarkeiten pro Zimmer/Apartment ab.

Aus Airbnb können auch die Buchungen eingelesen werden.

Auch das Einlesen der Buchungen aus Fewo-Direkt aus dem iCal Reservierungsfeed funktioniert.

Geänderte Preise an den Channel Manager übertragen

Wenn Sie mit Ihren Preisen/ Ihrem Preisschema arbeiten, so sind das in der Regel Änderungen die Sie an mehreren Produkten machen.

Wenn in igumbi Produkte geändert werden, werden diese nicht automatisch an den Channel Manager übertragen. igumbi weiß nicht wann Sie mit Ihren (möglicherweisen umfangreichen) Preisänderungen fertig sind.

Wenn Sie Ihre Änderungen finalisiert haben und auf Konsistenz mit den Schwellwerten geprüft haben (Preisraster/ Levelpreise einrichten), stoßen Sie mit dem Menüpunkt "mehrere Levels ändern" die Übertragung an.

Es ist ratsam das Häkchen "Übermittlung an CM" anzuhaken: Damit wird verhindert, dass bestehende individuelle PRO Einstellungen der Levels, die Sie möglicherweise für einzelne Tage im Zuge der Feinsteuerung gesetzt haben, durch einen Massenupdate überschrieben werden. Es wird lediglich der Bestand der PRO Werte übermittelt und die aktualisierten Preise werden geschickt. Wenn das Häkchen gesetzt wird dann deaktivieren sich die 5 Felder für die PRO Werte - eine Indikation dass keine Änderungen für die Pro Werte eingegeben werden können.

Wenn Sie jedoch die Aufteilung der Levels in der Periode ändern wollen, also die Aufteilung der PRO Werte ändern, dann setzen Sie beim Feld "Übermittlung an CM" kein Häkchen. Die Änderung der Werte verursacht eine Neuberechnung und diese triggern die Übermittlung an den Channel Manager.

Preisableitungen im Channel Manager

Es können im Channel Manager Preisableitungen definiert werden, um Raten von den Standardpreisen abzuleiten. Typische Szenarien sind:

• Aufschlag für Frühstück inklusive (Fixbetrag pro Person)
• Prozentualer Abschlag für Frühbucher bei sofortiger Bezahlung (und nicht stornierbare Raten)
• Höhere Preise in den Buchungsportalen als auf der eigenen Website mittels prozentualem oder fix geregeltem Aufschlag.
• Kurzaufenthalt Zuschläge
• Longstay Rabatte

Wenn das gewünscht ist, so ist der Hauptpreisplan des Channel Managers in der Schnittstelle zu definieren. Die Preisupdates von igumbi an den Channel Manager erfolgen somit nur für den einen definierten Preisplan.

Der Channel Manager errechnet bei der Aktualisierung der Preise die für das jeweilige Portal anwendbaren Preisableitungen. Die Preise lassen sich über Portalgruppen den jeweiligen Buchungsportalen zuordnen.

In igumbi gibt es für das online Buchungstool ein Pendant dafür: Rateplans. Fragen Sie bitte beim Support anfragen, um diese Funktion zu aktivieren. Sie können damit ähnliche Ableitungen Ihres Preisschemas festlegen.

Push/Pull - Wer/Wie/Wann

Meistens löst eine Zimmerbelegung einen Preissprung aus (durch Anwendung der Nestinglogik geht ein Level zu oder auf). Der Preissprung kann auch manuell durch das Ändern der PRO Werte im Level angestoßen werden. Die Updates gehen immer von igumbi aus und werden an den Channel Manager geschickt.

Die Buchungen der Buchungsportale werden abgeholt - alle 5 Minuten wird von igumbi beim Channel Manager nach eingehenden Buchungen abgefragt. Falls es neue Buchungen gibt, so werden diese in igumbi eingetragen. Eine eingehende Buchung oder ein Storno kann somit einen Preissprung auslösen. Das Zimmer wird in igumbi sofort als verkauft markiert, auch wenn das Zimmer noch nicht zugeteilt wurde.

Vermeiden Sie Einstellungen bei den Buchungsplattformen die nach einem Storno die Verfügbarkeit wieder selbst errechnen wollen. Booking.com macht dies sehr gerne. Sehen Sie jedes Storno als Möglichkeit zu einem Preissprung.

Das Wichtigste ist die Aktualisierung der Verfügbarkeiten, denn es kann in Plattform A verkauft werden, somit muss die restliche verfügbare Kapazität folglich auch in Plattform B und für das online Buchungstool auf der eigenen Website reduziert werden.

Typisch sind ca. 50 Preis- und Verfügbarkeitsänderungen pro Tag. Das hängt natürlich stark vom Buchungsvolumen des Betriebes ab.

Prioritäten im Transfer

Die Übertragung in der Schnittstelle sind nach Prioritäten organisiert:

• Reservierungen einlesen, alle 5 Minuten, hat die höchste Priorität.
• Es folgt das Übertragen der Verfügbarkeiten (je näher am heutigen Tag desto höher die Priorität, kurzfristige Termine bis 8 Tage und 21 Tage haben sogar höhere Priorität als das Einlesen der Reservierungen).
• Die niedrigste Priorität hat die Übertragung der Preise, auch gestaffelt nach nähe des Anreisetages.

Diese Regelung ist darauf ausgelegt Überbuchungen zu vermeiden, auch wenn einmal viel los ist auf der Channel Management Schnittstelle.

Begrenzung der übertragenen Zimmer

Es gibt die Möglichkeit die Anzahl der Zimmer pro Produktkategorie/ Zimmerkategorie, die an den Channel Manager gesendet werden, zu begrenzen. Die Standardeinstellung ist 7 Zimmer.

Es macht Sinn nicht Ihre gesamte Verfügbarkeit an die Buchungsportale zu übermitteln. Wenn Zimmer verkauft werden, und es gibt noch Zimmer, dann wird die Verfügbarkeit nach einer eingehenden Buchung wieder aufgestockt.

Des Weiteren wird durch die Begrenzung der Zimmer beim Gast die Urgenz beim Buchen erhöht. Booking.com z.B. informiert im Preis-Zimmer-Auswahl-Dialog, wenn weniger als 3 Zimmer verfügbar sind.

Verkaufsperioden/ Verkaufsfenster

In igumbi beträgt das Buchungszeitfenster 365 Tage. Das ist die Periode von heute + 365 Tage in der das System die Verfügbarkeiten verwaltet. Dieser Wert kann auf Wunsch in den Hotelstammdaten, im Feld "Buchungszeitfenster (Tage)" abgeändert werden. Es kommt somit jede Nacht ein Verkaufstag in einem Jahr hinzu.

Version 4 von Hotel-Spider arbeitet auch mit einem Buchungszeitfenster.

In Kognitiv/ Seekda ist die Verkaufsperiode durch Eintragen der Grundpreise manuell zu verlängern. Die Preise im Channel Manager sollten eher am oberen Ende angelegt sein, damit ein ein eventueller Verkauf eines Zimmers nicht zu günstig erfolgt.

Es kann sein, dass ein Verkaufstag im Channel Manager hinzugefügt wird und igumbi erst später die aktuellen Preise von igumbi übertragen werden. Es macht unter Umständen Sinn für Spitzentermine (Messen/ Sylvester) Zimmer in igumbi zu blockieren.